Nach der Homeoffice-Empfehlung des Schweizer Bundesrates vom 18.10.2020 haben Arbeitgeber ihre Arbeitsplätze verstärkt in die privaten Wohnräume des Personals verlagert. Immer mehr Mitarbeitende sind aufgrund der Coronapandemie zumindest vorübergehend von zu Hause aus tätig. Welche Kosten im Homeoffice können Arbeitnehmer von ihren Steuern abziehen? Ist damit der Anspruch auf Fahrt- und Verpflegungskosten hinfällig?
Wann ein Homeoffice steuerlich abzugsfähig ist und welche Bedingungen Bund und Kantone stellen, erfahren Sie hier.
Wann ist ein Arbeitszimmer steuerlich absetzbar?
Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohn- und Arbeitsort, Verpflegungskosten für auswärtige Termine sowie ein beruflich genutztes Arbeitszimmer in den privaten Wohnräumen gehören zu den absetzbaren Berufskosten. Sie können anstelle des Pauschalabzugs für übrige Berufskosten geltend gemacht werden.
Es gelten dafür jedoch Voraussetzungen, die gemeinsam erfüllt sein müssen. Wird eine Bedingung nicht erfüllt, ist die Abzugsfähigkeit nicht gegeben.
Grundsätzlich ist der steuerliche Abzug möglich, wenn:
- …der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter keinen Arbeitsplatz anbietet oder dieser nicht zumutbar bzw. nicht nutzbar ist. Die freiwillige Nutzung des Homeoffice, obwohl ein Arbeitsplatz im Unternehmen bereitsteht, erfüllt die Bedingungen zur Abzugsfähigkeit nicht.
- …der Arbeitnehmer regelmässig einen wesentlichen Teil seiner Arbeitszeit im Homeoffice erledigen kann.
- …ein abgetrennter Raum innerhalb des privaten Wohnbereichs dafür zur Verfügung gestellt und dieser ausschliesslich als Homeoffice genutzt wird. Eine Mischnutzung als Arbeits- und Hobbyraum ist nicht erlaubt. Auch die beliebte Kochnische oder die Nutzung eines geräumigen Flurs als Arbeitsplatz ist nicht ausreichend.
Nachweispflichtig gegenüber den Finanzbehörden ist der Steuerpflichtige. Um die Erfüllung der Voraussetzungen zu belegen, können beispielsweise Fotos vom Arbeitsplatz und dem Laptop etc. gemacht werden.
Was gilt, wenn der Arbeitgeber teilweise einen Arbeitsplatz anbietet?
Bietet der Arbeitgeber zwar einen Arbeitsplatz in seinem Betrieb an, jedoch nicht zu 100 %, wird es steuerlich schwierig. Stellt der Betrieb beispielsweise nur für 80 % der Arbeitszeit einen Arbeitsplatz zur Verfügung, reicht diese Homeoffice-Quote nicht für eine steuerliche Abzugsfähigkeit aus.
Das Bundesgericht vertrat in seinem Urteil vom 31.05.2018 (Bger 2C_1033/2017) die Auffassung, dass bei nur 20%iger Homeoffice-Tätigkeit ein zu geringer Teil der Arbeitsleistung zu Hause erbracht wird. Damit sind die Voraussetzungen für den steuerlichen Abzug nicht erfüllt. Mögliche Kosten sind in diesem Fall bereits mit der Berufskostenpauschale abgegolten.
Vorsicht Betriebsstätte
Nicht nur Arbeitnehmer sollten sich gut über steuerliche Rechte und Pflichten informieren. Auch Arbeitgeber können steuerlich mit dem Angebot eines Homeoffice unliebsame Überraschungen erleben. Arbeiten nämlich Mitarbeiter zu einem erheblichen Anteil im Homeoffice, wo sie zudem massgebliche Tätigkeiten ausüben, können die Finanzbehörden diesen Ort als eigenständige Betriebsstätte deklarieren. Ist dies der Fall, muss der Arbeitgeber am Ort des Homeoffice Steuern abführen. Das ist insbesondere dann ein Risiko, wenn Grenzgänger innerhalb Deutschlands wohnhaft sind.
Wie berechnet sich der Abzug von einem Arbeitszimmer?
Wie sehr sich die Abzugsfähigkeit eines Arbeitszimmers lohnt, können Sie selbst ausrechnen. Beachten Sie, dass die meisten Steuerämter zwei Nebenräume vorsehen. Wird das Homeofficebüro nicht zu 100 % beruflich genutzt, ist der Anteil der Privatnutzung von den Mietkosten abzuziehen.
Beispiel 4 Zimmerwohnung:
- Bruttomietzins p. a. 24 000 CHF: 6 Räume (4 Zimmer+2 Nebenräume) = 4 000 CHF Steuerabzug
- Besitzt der Arbeitnehmer im Homeoffice Wohneigentum, fusst die Berechnung auf dem Eigenmietwert.
Wann lohnt es sich, das Arbeitszimmer abzuziehen?
Wenn Sie die Voraussetzungen für die Abzugsfähigkeit erfüllen, kann es sich lohnen, das Arbeitszimmer steuerlich geltend zu machen.
Denn zulässig sind diese Abzüge:
- Entsprechend der Grösse des Arbeitszimmers kann ein Mietanteil steuerlich geltend gemacht werden.
- Stromkosten für Beleuchtung, IT-Ausstattung und weitere Geräte können ebenso abgezogen werden wie Reinigungs- und Ausstattungskosten des Arbeitszimmers.
- Auch Heizkosten und Kosten für Klimageräte können geltend gemacht werden.
- Zuletzt noch Arbeitsmaterial, anteilige Versicherungsbeiträge und Kontogebühren.
Gibt ein Steuerpflichtiger die effektiven Kosten für das Arbeitszimmer an und übersteigen diese den Pauschalabzug für Berufskosten, lohnt sich die Angabe weiterer beruflich veranlasster Kosten. Dazu gehören Fachliteratur, Berufskleidung, Beiträge an Berufsverbände, Hard- und Software etc.
Jeder Steuerpflichtige ist verpflichtet, korrekte und nachweisbare Angaben zu machen. Die Steuerämter prüfen Kosten im Detail, die für die Nutzung eines Homeoffice abgesetzt werden.
Wie hoch sind die Pauschalbeträge?
Auf Bundesebene können 3 % des Nettolohns steuerlich geltend gemacht werden, mindestens 2 000 CHF, maximal 4 000 CHF. Statt der Pauschale können Sie auch die detaillierten nachgewiesenen Kosten geltend machen. Eine Kombination von Pauschale und Kosten ist nicht möglich.
Tipp: Die steuerliche Abzugsfähigkeit der tatsächlichen Kosten lohnt sich nur, wenn diese höher als die Berufskostenpauschale sind und eine mögliche Kürzung der Wege- und Verpflegungskosten ausgleicht. Je länger der Homeoffice-Einsatz ist und je höher das Verhältnis Miete zu Einkünften ist, desto eher lohnt sich der Aufwand.
Neue Situation durch Coronapandemie
Nachdem der Bundesrat der Schweiz die Forderung ausgesprochen hat, aufgrund der Coronapandemie verstärkt das Arbeiten vom Homeoffice aus zu nutzen, sind viele Arbeitgeber dieser Forderung nachgekommen. Sie verpflichteten Mitarbeitende von zu Hause aus zu arbeiten und stellten keinen Arbeitsplatz in der Betriebsstätte bereit. Kann der Arbeitnehmer ein separates Zimmer für die ausschliessliche Nutzung als Homeoffice vorweisen, sind alle steuerlichen Voraussetzungen erfüllt.
Die abzugsfähigen Arbeitszimmerkosten werden je nach Kanton unterschiedlich ermittelt. Wegekosten und Verpflegungskosten entfallen durch die Homeofficetätigkeit. Da die Anforderungen an Arbeitnehmer im Rahmen der Coronapandemie besonders hoch sind, haben sich einige Kantone entschieden, anstelle der Homeoffice-Kosten weiterhin Wege- und Verpflegungskosten anzuerkennen, als sei der Mitarbeitende in den Betriebsräumen tätig. Auch die Pauschale für übrige Berufskosten bleibt erhalten und kann zusätzlich geltend gemacht werden.
Durch diese Vorgehensweise spart die Verwaltung Kosten und Aufwand. Die Kantone Obwalden und Bern fordern lediglich eine zusätzliche Bestätigung, dass die Arbeit im Homeoffice notwendig ist und wie lange sie voraussichtlich dauert.
| Kanton | Steuerliche Abzugsfähigkeit nach Prüfung möglich | Geltendmachung von Wege- und Verpflegungskosten statt Abzug der Arbeitszimmerkosten |
| Bern (BE) | Ja | Nein |
| Luzern (LU) | Ja | Nein |
| Obwalden (OW) | Ja | Nein |
| Nidwalden (NW) | Ja | Nein |
| Aargau (AG) | Ja | Nein |
| Thurgau (TG) | Ja | Nein |
| Appenzell Ausserrhoden (AR) | Ja | Nein |
| St.Gallen (SG) | Ja | Nein |
| Glarus (GL) | Ja | Nein |
| Ticino/Tessin (TI) | Ja | Nein |
| Neuchâtel/Neuenburg (NE) | Nein | Ja |
| Fribourg/Freiburg (FR) | Nein | Ja |
| Valais/Wallis (VS) | Nein | Ja |
| Genève/Genf (GE) | Nein | Ja |
| Solothurn (SO) | Nein | Ja |
| Basel-Landschaft (BL) | Nein | Ja |
| Basel-Stadt (BS) | Nein | Ja |
| Schaffhausen (SH) | Nein | Ja |
| Zürich (ZH) | Nein | Ja |
| Zug (ZG) | Nein | Ja |
| Schwyz (SZ) | Nein | Ja |
| Uri (UR) | Nein | Ja |
| Jura (JU) | n.b. | n.b. |
| Vaud/Waadt (VD) | besondere Regelungen | besondere Regelungen |
| Graubünden (GR) | besondere Regelungen | besondere Regelungen |
| Appenzell Innerrhoden (AI) | besondere Regelungen | besondere Regelungen |
Angaben ohne Gewähr
Müssen Entschädigungen des Arbeitgebers versteuert werden?
Bieten Arbeitgeber einen Arbeitsplatz an und lassen gelegentlich die Arbeit im Homeoffice zu, sind sie nach Auffassung des Bundesgerichts (BGer 4A_533/2018) verpflichtet, eine Entschädigung für die Benutzung des häuslichen Arbeitszimmers zu leisten (Art. 26 DBG). Solche Entschädigungen (Art. 327a OR) stellen unabhängig von der Höhe einen Lohnbestandteil dar, der zu versteuern ist. Zudem sind Entschädigungen sozialversicherungspflichtig. Der Hintergrund: Es handelt sich hierbei um die Erstattung von Berufsauslagen, nicht um Spesen.
Stellt der Arbeitgeber keinen Arbeitsplatz, ist er zur Erstattung einer Entschädigung verpflichtet (BGer 4A_533/2018). Er hat nach Auffassung des Bundesgerichts alle durch die Tätigkeit entstehenden Auslagen zu erstatten. Diese Erstattung sind keine Berufsauslagen, sondern werden als Spesen abgerechnet.
Dieser Auslagenersatz zählt nicht zum massgebenden Lohn für die AHV. Das gilt auch für die Erstattung von IT-Kosten, Internet und Telefon, Büroeinrichtung, Material etc. Der Hintergrund: Die Kosten entstehen während der Tätigkeit und nicht vorher bzw. nachher als zu versteuernde Berufsauslagen wie Wegekosten o. ä.
Lassen sich Auto oder ÖV abziehen, wenn man im Homeoffice arbeitet?
An den Tagen, an denen der Arbeitnehmer im Homeoffice statt im Betrieb arbeitet, fallen keine Wegekosten und Verpflegungskosten für Tätigkeiten ausser Haus an. Diese stehen dem Steuerpflichtigen daher nicht zu.
Im Rahmen der Coronapandemie haben jedoch einige Kantone Steuererleichterungen beschlossen. Sie übernehmen weiterhin Wege- und Verpflegungskosten statt des Abzugs der konkreten Homeoffice-Kosten. Damit ersparen die Steuerämter sich und dem Steuerpflichtigen viel Zeit und Aufwand.
Fazit: Steuerliche Hürden für die Abzugsfähigkeit eines Homeoffice sind hoch
Nur wenn alle Voraussetzungen kumuliert für ein Homeoffice erfüllt sind, können die Kosten je nach Kanton geltend gemacht werden. Der Aufwand kann sich lohnen, denn zu den abzugsfähigen Aufwendungen gehören die anteilige Miete, Heiz-, Strom- und Telefonkosten. Einige Kantone gehen ökonomisch vor und erstatten weiterhin Fahrt und Verpflegungskosten zusätzlich zur Pauschale für übrige Berufskosten.
Aber es bleibt schwierig, denn wer seine Aufwendungen für den Arbeitsplatz zu Hause absetzen will, muss eine Reihe an kantonal unterschiedlichen Bedingungen erfüllen. Erkundigen Sie sich am besten vorab bei Ihrem Steueramt.
