Das Wichtigste zum Zwischenzeugnis als Arbeitnehmer

Sie stehen in einem Arbeitsverhältnis und möchten ein Zwischenzeugnis beantragen. Muss der Arbeitgeber Ihnen ein Zeugnis im laufenden Jobverhältnis ausstellen? Was sollte Inhalt sein und wie begründen Sie die Anforderung? Wie lange darf eine Zeugniserstellung dauern? Hier erhalten Sie Antworten auf Ihre Fragen rund um das Zwischenzeugnis.

Wann haben Sie Anspruch auf ein Zwischenzeugnis?

Sie wechseln in Ihrem Unternehmen die Abteilung und möchten deshalb ein Zwischenzeugnis des bisherigen Vorgesetzten? Suchen Sie einen neuen Job und brauchen das Zeugnis für Ihre Bewerbung? Sie möchten einen Nachweis Ihrer Leistungen im Betrieb haben? Verständliche Gründe, aber muss Ihr Arbeitgeber Ihnen während der aktuellen Beschäftigung ein Zeugnis ausstellen?

Ja, wenn einige Voraussetzungen erfüllt sind. Unter Art. 330a besagt das Obligationenrecht: „Der Arbeitnehmer kann jederzeit vom Arbeitgeber ein Zeugnis verlangen, das sich über die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie über seine Leistungen und sein Verhalten ausspricht.“ Damit ist der Anspruch auf ein Zeugnis während und nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses gegeben.

Ein Zwischenzeugnis ist ebenso aufwendig und vollständig zu erstellen, wie ein Abschlusszeugnis. Es ersetzt kein Mitarbeitergespräch mit schriftlicher Beurteilung. Ebenso wenig darf es dem Arbeitgeber regelmässig auferlegt werden, um eine lückenlose Historie der eigenen Leistungen zu erhalten. Die Formulierung „jederzeit“ im Gesetzestext bedeutet nicht, dass der Arbeitnehmende ständig auf der Ausstellung eines aktuellen Zwischenzeugnisses pochen darf. Vielmehr muss er einen besonderen Grund haben, der eine Zeugnisanforderung rechtfertigt.

Voraussetzung für den Anspruch ist ein berechtigtes Interesse. Das besteht u. a. in folgenden Situationen:

• Wechsel des Vorgesetzten
• Wechsel der Funktion und Abteilung
• bei Kündigung
• bei Betriebsübergang
• im Rahmen einer Umstrukturierung
• als Basis einer umfassenden Fortbildung oder Umschulung

Müssen Sie die Anforderung begründen?

Die rechtlichen Vorgaben sehen eine Begründungspflicht nicht vor. Da Sie jedoch ein berechtigtes Interesse aufweisen müssen, ergibt sich die Frage des Arbeitgebers von selbst. Bei Betriebsübergang, Umstrukturierung und Wechsel des Vorgesetzten steht einer ehrlichen Begründung Ihrerseits nichts im Weg. Sofern Sie jedoch Abteilung oder Unternehmen wechseln möchten, wird es schwierig. Bleiben Sie auch hier bei der Wahrheit, kann sich das sowohl positiv wie auch negativ auswirken.

Positiv ist es für Sie dann, wenn der Arbeitgeber keine Ahnung von Ihrem Wechselwunsch hatte und Sie unbedingt halten möchte. Negativ ist es, wenn Sie ab sofort bei Ihrem Vorgesetzten auf der Ehemaligen-Liste stehen. Auch wenn Sie noch gar nicht gekündigt haben, entfallen dann automatisch Gehaltserhöhungen und interessante Zusatzaufgaben, wie Projekte oder die Ausbildung neuer Mitarbeiter. Falls Sie einen Pseudogrund angeben, die Gerüchteküche jedoch bereits Ihre Unzufriedenheit über den Flur trägt, macht das auch keinen guten Eindruck.

Unser Tipp: Bleiben Sie auch bei einem Wechselgedanken bei der Wahrheit. Mit dem nötigen Fingerspitzengefühl fördern Sie das Interesse des Unternehmens an Ihrer Weiterbeschäftigung. So kann ein Zwischenzeugnis durchaus zu einer Win-win-Situation werden.

Was muss ein Zwischenzeugnis formal und inhaltlich erfüllen?

Auch wenn einem Arbeitgeber die Anforderung eines Zwischenzeugnisses lästig ist, muss er bei der Erstellung einige Bedingungen erfüllen. Es muss in jedem Fall schriftlich erfolgen. Und es muss im Präsens, der Gegenwartsform, formuliert sein. Denn das Arbeitsverhältnis besteht im Falle eines Zwischenzeugnisses noch, auch wenn es bereits gekündigt wurde. Dafür entfällt der Beendigungsgrund, der bei einem Abschlusszeugnis aufzuführen wäre.

Das sollte im Zwischenzeugnis stehen

Das Obligationenrecht erwartet in einem Zwischenzeugnis Angaben über Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses, Leistungen und Verhalten des Arbeitnehmers. Dazu bedarf es die folgenden Bestandteile:

• persönliche Daten: Vorname, Familienname und Geburtsdatum
• betriebliche Einordnung: Aktuelle Abteilung und Funktion, bei einem Betriebsübergang oder einer Umstrukturierung evtl. auch die frühere Position
• Aufgaben und Kompetenzen: aktuelle und geleistete Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Projekte, Ausbildertätigkeiten und relevante Arbeitsgruppen. Dazu in Ziffern beispielsweise Auszahlungskompetenzen, Bewilligungskompetenzen für Anträge oder sonstige Entscheidungsbefugnisse.
• Aus- und Weiterbildung: In ein Zeugnis gehören Qualifizierungsmassnahmen, die im Zusammenhang mit der Tätigkeit stehen. Das sind in erster Linie betrieblich veranlasste Massnahmen, sie können jedoch auch private Weiterbildungen umfassen. Hat ein Mitarbeitender beispielsweise in Wochenendseminaren einen beruflichen Abschluss erworben, der seine Tätigkeit im Unternehmen ergänzt, kann dies ins Zeugnis aufgenommen werden.
• Titel und Beförderungen: Für die Einordnung der Tätigkeit im Unternehmen sind Titel und Beförderungen anzugeben. Wurde eine Vollmacht erteilt, sollte genannt sein, ob es sich um eine Einzel- oder Gesamtvollmacht handelt.
• Leistung und Verhalten: Das ist neben der Aufgabenbeschreibung der wichtigste Teil eines Zeugnisses. Die Beurteilung von Leistung und Verhalten kann ausschlaggebend für künftige Arbeitsverhältnisse und Kompetenzen sein. Dabei spielt die Aufgabenerfüllung mit Fehlerhäufigkeit und Auffassungsgabe eine grosse Rolle. Darüber hinaus ist das Verhalten im Team, zu Kollegen anderer Bereiche, sowie gegenüber Vorgesetzten und Kunden massgeblich. Auch die Fragen, ob der Mitarbeitende sich ehrgeizige Ziele setzt und sich mit dem Unternehmen identifiziert, wollen beantwortet sein. Zusätzlich ist bei Führungskräften der Umgang mit den Mitarbeitenden und deren Förderung relevant
• Grund für die Zeugniserstellung: Hier wird meist angegeben, dass die Erstellung auf Wunsch des Arbeitnehmers erfolgt.
• Wünsche für die Zukunft: Den Abschluss eines Zeugnisses bilden die Wünsche für die Zukunft. Ob diese bei einem Zwischenzeugnis aufgeführt werden, entscheidet der Arbeitgeber. Da ein Fehlen dieser Wünsche stets einen Beigeschmack hat, empfehlen wir, sie aufzunehmen.

Weitere Informationen finden Sie übrigens in unserem Artikel zu Fragestellungen beim Arbeitszeugnis in der Schweiz.

Worauf sollten Sie bei Ihrem Zwischenzeugnis achten?

• Dauer der Erstellung: Sie haben Ihr Zwischenzeugnis angefordert. Achten Sie darauf, dass Sie es in einem angemessenen Zeitraum erhalten. Ein wenig Zeit beansprucht ein qualifiziertes Zeugnis in jedem Fall. Gesetzliche Vorgaben gibt es hierzu nicht. Mehr als zwei Monate sollte dies jedoch nicht in Anspruch nehmen. Falls Sie Ihr Zeugnis für eine Bewerbung benötigen, können Sie mit Ihrem Arbeitgeber eine schnellere Bearbeitung vereinbaren.
• Wahrheitsgehalt: Der Arbeitgeber ist gehalten, das Zeugnis wohlwollend auszustellen. Dabei sollten alle Angaben wahr, vollständig und nicht ausgeschmückt sein. Achten Sie auf zweideutige Aussagen und Formulierungen, die Codes enthalten. Informieren Sie sich dazu über das Internet oder bei Ihrer Mitarbeitervertretung im Unternehmen.
  Übrigens: Wurde bereits früher ein Zwischenzeugnis erstellt, kann der Arbeitgeber das neue Zwischenzeugnis auf den noch nicht beurteilten Zeitraum beschränken. Er muss dann im Einstieg oder am Ende auf das vorhergehende Zeugnis verweisen
• Rechtschreibung, Grammatik, Vollständigkeit: Achten Sie auf Rechtschreib- und Grammatikfehler, sowie Orthografie. Prüfen Sie Zahlen, Daten, Fakten und die Vollständigkeit der Angaben
• Unterschriften: Achten Sie darauf, dass das Zwischenzeugnis unterschrieben wurde. Dazu sollte leserlich angegeben sein, wessen Unterschrift es trägt und wann es erstellt wurde
• Länge des Zeugnisses: Man könnte meinen, es müsse eben so lange sein, wie die anzugebenden Leistungen und Aufgaben. Das ist jedoch nicht so. Ein Zwischenzeugnis sollte ungefähr eine DIN A4-Seite lang sein. Bei längerer Betriebszugehörigkeit kann dies auch eine zweite Seite umfassen. Länger sollte ein Zeugnis jedoch nie werden, da es dann nicht gelesen wird und die Länge misstrausch macht. Es könnte den Eindruck erwecken, man wolle Sie wegloben. Diesen Schluss sollten Sie vermeiden.

Was tun, wenn Ihnen das Zwischenzeugnis verweigert wird?

Arbeitgeber reagieren selten positiv, wenn Arbeitnehmende ein Zwischenzeugnis anfordern. Zum einen macht ein solches Zeugnis dem verantwortlichen Vorgesetzten wie auch der Personalabteilung Arbeit. Zum anderen steckt oft ein unangenehmer Grund dahinter, nämlich ein Wechselwunsch. Selten wird die Anforderung abgelehnt. Eher verzögert der Arbeitgeber die Zeugniserstellung, da sie womöglich nicht zu seinen obersten Prioritäten gehört.

Was tun, wenn der Arbeitgeber die Erstellung tatsächlich ablehnt? Reagieren Sie sachlich und weisen Sie auf Ihren gesetzlichen Anspruch hin. Voraussetzung dafür ist selbstverständlich, dass Sie ein besonderes Interesse haben, das Ihre Anforderung rechtfertigt. Lehnt der Vorgesetzte die Erstellung weiterhin ab, wenden Sie sich an Ihre Mitarbeitervertretung oder Ihre Personalabteilung. Im nächsten Schritt sollten Sie das Zeugnis schriftlich anfordern.

Nur wenn Sie das Unternehmen ohnehin verlassen möchten, sollten Sie die Zeugnisanforderung anwaltlich unterstützen. Beachten Sie jedoch, dass sich solche Massnahmen innerhalb einer Branche herumsprechen. Das kann unangenehme Auswirkungen auf Ihre Bewerbungen oder ein zukünftiges Arbeitsverhältnis haben.

Unser Tipp: Suchen Sie das Gespräch und bleiben Sie in sachlicher Form hartnäckig. Da auch Ihre Anfragen aufwendig sind, wird der Arbeitgeber Ihrem Wunsch entgegen seiner ersten Entscheidung nachkommen.

Was tun, wenn das Zwischenzeugnis unvollständig oder fehlerhaft ist?

Prüfen Sie das Zeugnis komplett. Falls Fehler enthalten sind oder Inhalte fehlen, sprechen Sie den zuständigen Personalmitarbeiter oder Ihren Vorgesetzten darauf an. Zeigen Sie die entsprechenden Punkte am besten schriftlich auf und bitten Sie um Korrektur.
Falls Ihre Leistung oder Ihr Verhalten schlecht beurteilt wurden, vergleichen Sie im ersten Schritt diese Aussagen mit Ihren letzten beiden Mitarbeiterbeurteilungen. Die Bewertungen sollten mit den Aussagen im Zeugnis übereinstimmen, sofern Sie nicht zwischenzeitlich anderweitige Einschätzungen Ihres Vorgesetzten erhalten haben. Falls Sie Ihren Zeugnisentwurf nicht nachvollziehen können, sprechen Sie auch hierzu Ihren Vorgesetzten an. Zeigen Sie auf, welche Stationen Ihrer Tätigkeit fehlen oder wie die Einschätzung des Vorgesetzten von Ihrer abweicht.

Vereinbaren Sie Korrekturen und Ergänzungen bis zu einem bestimmten Termin. Andernfalls kann die zweite Version nochmals mehrere Wochen bis zur Erstellung benötigen. Bereiten Sie sich auf das Gespräch mit dem Vorgesetzten zu diesen Punkten gut vor. Sie sollten nicht nochmals mit neuen Ergänzungen vorstellig werden, die Sie im Gespräch vergessen hatten. Notieren Sie sich die Vereinbarungen.

Unser Tipp: Prüfen Sie auch die zweite Version Ihres Zeugnisses kritisch. Nutzen Sie dazu am besten Ihre Gesprächsnotizen. Widerstehen Sie dem Drang, neue Ideen und Wünsche für eine weitere Version einzubringen, wenn das Besprochene korrekt umgesetzt wurde.